Centralino telefonico: meglio on premise o in cloud?

Oggi esistono diverse tipologie di centralino telefonico, adattabili alle imprese di qualsiasi dimensione, ma non sempre è facile individuare la soluzione migliore. Nella prima puntata abbiamo parlato dell’importanza del centralino, in questo articolo parliamo della differenza tra “on premise” e “in cloud”.

Centralino on premise

Il centralino on premise non è altro che il centralino “fisico”, che viene installato nella sede aziendale. Si tratta di un apparato dotato di schede, che consentono la comunicazione interna ed esterna e di porte riservate ai cavi.

Fino a 15 anni fa era l’unica soluzione esistente: utilizzava solo linee analogiche e IDSN ed era integrabile solo con periferiche fisse. I servizi principali erano:

• un risponditore automatico con dirottamento preimpostato delle chiamate
• la gestione delle code verso altri interni o segreteria
• storico del traffico
• gestione e programmazione di black list e white list.

I colleghi fuori sede potevano essere contattati solo tramite cellulare, il che significava elevati costi telefonici.

Grazie all’evoluzione dell’architettura cloud e la convergenza fisso mobile…

… Il problema è stato risolto! Esiste una soluzione fisica in grado di mettere in comunicazione le persone in modo semplice, indipendentemente dal tipo di dispositivo utilizzato e dal luogo in cui si trovino. Tramite un’app dedicata, PC, tablet e smartphone comunicano con il centralino aziendale trasformandosi in veri e propri interni aziendali.

Le evoluzioni tecnologica ha permesso di sviluppare nuove funzionalità come:

• la deviazione chiamate anche verso un numero cellulare
• funzione di fax attraverso e-mail
• possibilità di effettuare videoconferenze e video chiamate
• integrazione con CRM e altri database aziendali
• ampliamento a tool di chat e instant messaging.

L’aggiornamento di un apparato complesso come il centralino telefonico dipende anche dall’evoluzione della rete e dalle modalità con cui viene trasmessa la fonia. La diffusione di FTTH e di FTTC ha portato allo sviluppo del VoIP, un insieme di protocolli che consentono di effettuare una conversazione telefonica sfruttando una rete internet o una qualsiasi rete che utilizzi il protocollo IP per il trasporto dei dati. È proprio grazie a questa “rivoluzione” tecnologica che si sviluppa il centralino in cloud, di cui parliamo di seguito.

Centralino in cloud

Il centralino in cloud o Virtual PBX (Virtual Private Exchange) è una soluzione in outsourcing. A differenza della soluzione on premise, l’apparato non è fisico, ma si tratta di un’infrastruttura virtuale che si trova nel data center del provider che fornisce la connettività.
In azienda vengono installate solo le periferiche (telefoni, apriporta, sistema d’allarme, ecc.), collegate al centralino tramite la rete Internet.

Hai mai visto un data center? Ecco quello del nostro partner Vianova, uno dei data center più grandi ed evoluti d’Italia!

La virtualizzazione consente di replicare sui server del provider un sistema telefonico che funziona esattamente come quello on premise. Anche in questo caso il centralino organizza e smista le telefonate in entrata e in uscita, con l’aggiunta di funzionalità avanzate:

• un risponditore automatico con dirottamento preimpostato delle chiamate
• la deviazione chiamate anche verso un numero cellulare
• la gestione delle code verso altri interni o segreteria
• funzione di fax attraverso e-mail
• storico del traffico
• gestione e programmazione di black list e white list
• possibilità di effettuare videoconferenze e video chiamate
• integrazione con CRM e altri database aziendali
• ampliamento a tool di chat e instant messaging

Trattandosi di un’infrastruttura il cui funzionamento dipende dalla rete Internet, è facile integrare e/o trasferire diverse tipologie di periferiche, compresi smartphone e tablet. L’Hot Desking offre la possibilità di spostarsi tra le proprie sedi mantenendo il proprio numero di interno e la configurazione del terminale. La convergenza fisso mobile – l’utilizzo di device fissi e mobili in modo intercambiabile – in questo caso è la norma.

Meglio on premise o in cloud?

Non esiste una soluzione migliore dell’altra: le aziende non sono tutte uguali e diventa necessario considerare la tipologia di azienda, il settore in cui opera e le sue esigenze di comunicazione. Abbiamo raccolto qui sotto tutti i pro e i contro per un’idea chiara e concreta di ogni soluzione.

Da una parte controllo e stabilità, dall’altra flessibilità e scalabilità: nessuna scelta è superiore all’altra. La scelta più saggia che tu possa fare è quella più adatta alla tua azienda.

Ad esempio, in caso di alta mobilità del personale, sarà preferibile una soluzione in cloud, che grazie all’Hot Desking consente di mantenere la propria identità telefonica su qualsiasi postazione aziendale.

Attenzione: sempre in caso di centralino in cloud, un minor controllo non implica necessariamente inefficienza. Tutti gli aggiornamenti e gli interventi di manutenzione sono regolati dagli SLA (Service Level Agreement) del provider, cioè degli accordi tramite cui si stabiliscono i termini e la responsabilità di azione. Questo garantisce sempre i massimi livelli di prestazione e sicurezza.

Il limite maggiore del cloud riguarda la dipendenza da Internet: senza rete, il centralino in cloud è inutilizzabile, quindi non è possibile effettuare o ricevere telefonate sia all’esterno, che all’interno dell’azienda.

Cosa cambia a livello economico?

Per distinguere le due soluzioni a livello economico, si fa riferimento a due modelli, Capex e Opex, di cui riportiamo la definizione secondo IlSole24Ore.

“La spesa operativa od Opex (dal termine inglese Operating Expense) è il costo necessario per gestire un prodotto, business o sistema. La sua controparte, la spesa di capitale o Capex (Capital Expenditure), è il costo per sviluppare o fornire asset durevoli per il prodotto o il sistema.

Per esempio, l’acquisto di una fotocopiatrice è da considerarsi Capex, mentre il costo annuale per carta, toner, manutenzione rappresenta l’Opex. Per sistemi più estesi come quelli di business, l’Opex può anche includere il costo della manodopera e quelli dei siti (affitti e servizi)“.

Se acquisti un centralino on premise seguirai la logica del modello Capex, perché acquisti un bene durevole per la tua azienda. Al contrario, il centralino in cloud riflette la logica Opex, in quanto non farai investimenti in apparati o hardware, ma pagherai un canone mensile che comprende, oltre al traffico vero e proprio, servizi come assistenza, aggiornamenti e manutenzione periodica. Anche gli apparecchi telefonici rientrano solitamente nel noleggio e non vanno comprati.

Domande?

Sì, abbiamo avuto il coraggio di parlare di centralino telefonico in due articoli, ma – forse – ci ringrazierai.

Sappiamo che si tratta di un argomento complesso, ma abbiamo scelto di semplificarlo e “ridurlo all’osso” con l’obiettivo di aiutarti nella scelta.

Se hai qualche domanda, puoi contattarci oppure compilare il form: ti richiamiamo noi!