Centralino telefonico: cos’è e come funziona

Il centralino telefonico è un apparato fondamentale per organizzare le comunicazioni in azienda. Nonostante sia uno strumento vitale, pochissimi ne conoscono davvero il funzionamento e questo potrebbe essere un ostacolo quando si tratta di scegliere una tra le tante soluzioni disponibili. Ecco perché ti racconteremo il centralino telefonico in più “puntate”: benvenut* al primo appuntamento!

Com’è fatto un centralino telefonico?

Conosciuto anche come PBX (Private Branch Exchange), il centralino telefonico è una vera e propria centrale che serve per organizzare la rete telefonica interna e collegarla alla rete esterna. Ad esso possono essere collegate diverse periferiche come telefoni (analogici, digitali, cordless, IP), citofoni, apriporta, ecc. In pratica, questo sistema elettronico regola le comunicazioni interne ed esterne: “smista” le telefonate e le “incanala” verso i percorsi giusti.

Un po’ di storia…

Dalla fine dell’800 agli anni ’70, le comunicazioni avvenivano grazie a centrali telefoniche a commutazione manuale, che prevedevano l’intervento di un operatore.

Infatti, le linee telefoniche terminavano ai tavoli di commutazione dove ogni utente era associato a una presa jack. La comunicazione poteva avvenire solo grazie al lavoro della centralinista, che aveva il compito di collegare fisicamente le linee di due utenti attraverso il pannello di commutazione. Negli anni ’70 la figura della centralista assunse una grande importanza, perché tutte le telefonate dipendevano dall’abilità di collegare correttamente e rapidamente le linee.

Nel video puoi vedere com’erano le centrali telefoniche di un tempo.

Con l’invenzione del primo efficace commutatore elettromeccanico, l’intervento umano si ridusse progressivamente. Questa tecnologia era costituita da una parte mobile che si muoveva automaticamente per effetto degli impulsi forniti dal disco combinatore dell’apparecchio del chiamante, posizionandosi in corrispondenza dei contatti del numero desiderato. Il ruolo della centralinista era sempre più marginale.

Con la progressiva automatizzazione delle centrali telefoniche, siamo arrivati agli apparati che conosciamo oggi.

Perché in un’azienda serve il centralino?

Non esiste una regola precisa. Un centralino serve quando c’è la necessità di semplificare il modo in cui si effettuano e ricevono telefonate per ottenere dei benefici sia a livello pratico, nel lavoro di tutti i giorni, che a livello economico. La comunicazione è più rapida e si ottimizzano le spese di telefonia.

Come funziona

Ad ogni telefono viene assegnato un interno, ovvero una numerazione composta da tre cifre che può essere utilizzata solo dagli utenti (e quindi dagli apparati) dello stesso sistema.

Questo significa che con un centralino telefonico è possibile comunicare gratuitamente tra Colleghi, semplicemente digitando l’interno e senza impegnare le linee, cioè i “canali” che consentono la comunicazione verso l’esterno.

Per quanto riguarda la comunicazione esterna puoi scegliere un’unica numerazione in entrata e in uscita: i Clienti ti raggiungeranno tramite un solo numero telefonico. Tutti gli interni comunicheranno con l’esterno attraverso le linee, che effettueranno e riceveranno le telefonate tramite un numero fisso (es. 0371/428258).

Cosa succederebbe senza centralino?

Se non ci fosse il centralino a “dirigere” le comunicazioni, ogni telefono non avrebbe un interno, bensì una linea assegnata ad un numero fisso diverso. Il centralino serve proprio ad ottimizzare l’intera infrastruttura, perché assegna un solo numero telefonico all’azienda – a prescindere dalle dimensioni – pur consentendo a tutti gli apparati di comunicare efficacemente.

Infatti, ogni periferica è dotata di un interno per la comunicazione interna e ha a disposizione delle linee per la comunicazione esterna. Per fare in modo che tutto funzioni nel modo corretto, è necessario considerare il rapporto tra linee/interni, che dipende dalla tipologia di azienda.

Come scegliere il numero di linee telefoniche necessarie senza sbagliare

Quando si tratta di scegliere il numero di linee telefoniche è fondamentale considerare l’uso del telefono in quell’azienda specifica. Il centralino è il fulcro di un sistema telefonico che, per funzionare nel modo giusto, deve essere “cucito” sulle esigenze aziendali. Una scelta sbagliata in fase di progettazione potrebbe avere pesanti ripercussioni sul lavoro di tutti i giorni (malfunzionamenti, spese troppo alte, ecc.).

Ricorda: l’interno è quel numero di tre cifre che consente la comunicazione tra colleghi all’interno dello stesso sistema – o meglio, della stessa LAN. La linea, invece, è quel “canale” che permette la comunicazione con l’esterno.

Ad esempio, un call center avrà una linea per ogni interno, perché il suo core business si basa sull’utilizzo del telefono. Allo stesso modo, uno studio professionale o un’azienda del settore terziario, dove l’utilizzo del telefono è molto frequente, potrebbe avere bisogno di una linea ogni 2 o 3 interni. Seguendo la stessa logica, un’industria avrà una linea ogni 4/6 interni e un hotel una linea ogni 10 interni.

Il rapporto linee/interni influisce sul numero di comunicazioni possibili contemporaneamente: se tutte le linee sono occupate, non sarà possibile effettuare o ricevere telefonate.

Adesso che conosci il funzionamento di base del centralino, è ora di scoprire che tipo di soluzioni sono disponibili oggi. Meglio on premise o in cloud?